"Am reușit să fim eficienți reducând birocrația bazată pe hârtii"
Context | Mușatinii SA este o tipografie în plină dezvoltare care și-a reînoit linia de producție și își extinde susținut portofoliul de produse în scopul atragerii și satisfacerii clienților. În 2004 s-a lansat ideea certificării sistemului de management al calității.
Deși în cadrul organizației se auzise despre “ISO 9001 / 2001”, nu toți angajații implicați știau prea multe despre acesta. Majoritatea lor se așteptau ca sistemul să aducă o îmbunătățire în unele sectoare și să faciliteze mai ușor participarea la licitațiile unde certificarea ISO 9001 era condiție de participare.
Problemă | Trecând peste efortul intens din perioada punerii la punct a documentelor necesare, a auditurilor de certificare și a implicării personalului, s-a descoperit dintr-o dată că era necesar de manevrat un volum impresionant de hârtii.
Se distribuiau proceduri și instrucțiuni de lucru, se retrăgeau unele documente pentru a fi înlocuite cu alte versiuni sau documente noi, se extindeau arhivele, mereu mai fiind ceva de semnat. Majoritatea membrilor din echipa de management erau puși în fața unei birocrații bazate pe hârtii pe care n-o anticipaseră și cu care nu erau obișnuiți.
Soluție | În scurt timp echipa de management Mușatinii și-a dat seama că gestionarea sistemului solicită mai mult decât se gândiseră la început, implicând consum de timp pentru angajați, o persoană dedicată și alte resurse pe care nu le avuseseră în vedere.
La începutul anului 2007 s-a instalat Qualsyst 1.0, o aplicație software care este destinată gestionării documentelor calității conform cu cerințele ISO și care oferă asistență în gestionarea sistemului. Instalarea versiunilor ulterioare a făcut ca utilizarea aplicației să devină mai ușoară. Considerăm că varianta din 2013, Qualsyst v2.1, este perfect adaptată și compatibilă cu tehnologiile informatice actuale oferind utilizatorului avantajul de a beneficia de ultimele tendințe și oportunități din domeniul tehnologiei.
Personal recomand aplicația ca pe un mijloc de a reduce birocrația și a crește eficiența în organizație
director general Mușatinii S.A.
Beneficii | S-a constatat după implementare că în cele mai multe dintre departamente circulația hârtiilor s-a redus cu 80%. Categoric lumea este astăzi într-o relație mult mai bună cu calculatoarele decât cu hârtiile.
Angajații au acces mai ușor la documentele în formă electronică, accesul controlat și trasabilitatea devenind sarcina aplicației. Este mult mai ușoară gestionarea neconformităților, a programelor de instruire și a auditurilor. Datorită faptului că aplicația gestionează termenele impuse pentru aprobări, analize, verificări și trimite notificări persoanelor implicate, Mușatinii SA a reușit să creeze un sistem mai fluent și funcțional.
Consultantul ISO al companiei este dintr-un alt oraș, dar are acces la aplicație prin intermediul Internetului poate consilia prompt și mai ușor. S-a redus consumul de timp și energie atât pentru el dar și pentru angajații Mușatinii.
La fiecare vizită a consultantului câțiva dintre angajați trebuiau scoși din producție pentru a da lămuriri și pentru a se descurca în arhiva de documente tipărite. Demonstrabilitatea funcționării sistemului este mai facilă, iar managerul calității va face față auditului extern mai bine și cu consum mai mic de energie.